Le attività vengono erogate all’interno di un “progetto” che viene preliminarmente costruito in collaborazione con le figure di riferimento del cliente e che può prevedere l’erogazione di attività che vanno dalla consulenza organizzativa alla formazione del personale, al supporto operativo ed eventualmente fino alla realizzazione di strumenti informatici dedicati.
Mediante un’analisi preliminare dell’organizzazione esistente vengono individuati eventuali punti di debolezza del processo ed indicate le azioni correttive che possono riguardare:
- semplici interventi correttivi sul processo;
- specifici interventi formativi sul personale coinvolto nella gestione degli adempimenti in funzione del ruolo specifico;
- eventuali interventi di supporto operativo temporaneo nella gestione delle informazioni e degli adempimenti mediante l’affiancamento o la presa in carico
- l’inserimento di strumenti software interoperabili in grado di supportare adeguatamente il personale incaricato nella gestione degli adempimenti normativi.
Successivamente, se il progetto lo prevede, vengono installati e configurati i software di supporto e vengono eseguiti i caricamenti dei dati pregressi prelevandoli:
- dai sistemi interni dell’amministrazione;
- dai sistemi SIMOG e SmartCIG di ANAC;
- dal portale SCP del MIT (oggi Mims);
- da eventuali sistemi utilizzati precedentemente dalla stazione appaltante.
A valle dei caricamenti e utilizzando le specifiche funzionalità dei software installati vengono individuate eventuali carenze informative presenti per ognuna delle quali viene definita una strategia correttiva ben precisa.
Al termine delle operazioni il sistema definito durante la fase di progettazione viene avviato in esercizio e vengono erogati, se richiesti, i servizi di formazione, supporto operativo e affiancamento concordati.
Una volta che l’intero sistema di gestione degli adempimenti è stato avviato vengono erogati i servizi di supporto contrattualmente previsti e periodicamente vengono eseguite opportune verifiche sul livello di adeguatezza e di performance del sistema che è stato implementato.
